Factuur Status Uitleg
Factuur Status Uitleg
Facturen in Busibuddy hebben verschillende statussen die aangeven in welke fase de factuur zich bevindt.
DRAFT Status
Wat betekent het?
- De factuur is nog niet definitief
- Kan nog worden bewerkt en gewijzigd
- Kan worden verwijderd indien nodig
Wanneer gebruik je het?
- Tijdens het opstellen van de factuur
- Wanneer je nog gegevens moet toevoegen
- Voor facturen die nog goedgekeurd moeten worden
Visuele Weergave:
- Badge met “DRAFT” tekst (gele/oranje kleur) in het facturen overzicht
- Factuur is nog niet zichtbaar voor klanten
- Status is zichtbaar in het facturen overzicht en op de factuur bewerk pagina
- Op de bewerk pagina zie je de knop “Definitief maken” om de status naar FINAL te wijzigen
FINAL Status
Wat betekent het?
- De factuur is definitief en compleet
- Kan niet meer worden gewijzigd
- Klaar om te versturen naar de klant
Wanneer gebruik je het?
- Wanneer alle gegevens correct zijn ingevuld
- Voordat je de factuur naar de klant stuurt
- Voor facturen die geboekt moeten worden
Visuele Weergave:
- Badge met “FINAL” tekst (gele kleur)
- Factuur kan worden gedownload en verstuurd
- Status is zichtbaar in het facturen overzicht
PAID Status
Wat betekent het?
- De factuur is volledig betaald
- Het openstaande bedrag is €0,00
- Wordt automatisch ingesteld bij betaling
Wanneer wordt het ingesteld?
- Automatisch wanneer een betaling wordt gekoppeld
- Wanneer het betaalde bedrag gelijk is aan het factuurbedrag
- Kan handmatig worden ingesteld indien nodig
Visuele Weergave:
- Badge met “PAID” tekst (groene kleur)
- Factuur is afgehandeld
- Openstaand bedrag is €0,00
OVERPAID Status
Wat betekent het?
- Er is meer betaald dan het factuurbedrag
- Het openstaande bedrag is negatief
- Er is een teveel betaald bedrag
Wanneer komt het voor?
- Wanneer een klant teveel betaalt
- Bij voorschotten die groter zijn dan de factuur
- Bij foutieve betalingen
Visuele Weergave:
- Rode tekst met “OVERPAID: €X,XX”
- Geeft aan dat er een terugbetaling nodig kan zijn
Status Workflow
De normale workflow voor een factuur:
- DRAFT → Factuur wordt opgesteld (kan worden bewerkt en verwijderd)
- FINAL → Factuur wordt definitief gemaakt (kan niet meer worden bewerkt, heeft openstaand bedrag)
- SENT → Factuur wordt verzonden naar de klant (heeft openstaand bedrag)
- PAID → Betaling wordt ontvangen en gekoppeld (openstaand bedrag is €0,00)
- OVERPAID → Er is meer betaald dan het factuurbedrag (openstaand bedrag is negatief)
Status Wijzigen
Naar FINAL:
- Klik op “Bewerken” bij de factuur
- Klik op de knop “Definitief maken”
- De status verandert automatisch naar FINAL
Naar PAID:
- Koppel een betaling aan de factuur
- Status wordt automatisch bijgewerkt
- Of wijzig handmatig indien nodig
Terug naar DRAFT:
- Alleen mogelijk voor FINAL of SENT facturen (via “Terug naar DRAFT” knop)
- Niet mogelijk voor PAID facturen
- Gebruik creditnota voor correcties bij PAID facturen
Tips
- Gebruik DRAFT: Laat facturen in DRAFT staan totdat je zeker weet dat alles klopt
- Finaliseer op tijd: Zet facturen op FINAL zodra ze klaar zijn om te versturen
- Controleer betalingen: Controleer regelmatig of betalingen correct zijn gekoppeld
- Overpaid: Los overpaid situaties snel op door terugbetaling of koppeling aan volgende factuur